国家档案局中央档案馆办公室关于征求《企业档案工作规范(征求意见稿)》等两项行业标准意见的通知

国家档案局中央档案馆办公室关于征求《企业档案工作规范(征求意见稿)》等两项行业标准意见的通知

　 2007-10-31

国家档案局中央档案馆办公室关于征求《企业档案工作规范(征求意见稿)》等两项行业标准意见的通知
 
 
    各省、自治区、直辖市档案局、馆，各计划单列市档案局、馆，新疆生产建设兵团档案局、馆，中央和国家机关各部委档案部门，各中央企业档案部门,总参办公厅保密档案局，解放军档案馆，武警部队司令部办公室，各人民团体档案部门，中国照片档案馆，中国人民大学档案学院：
《企业档案工作规范》和《缩微胶片档案数字化技术规范》两项行业标准的征求意见稿现已制订完成(请到国家档案局网站下载)，请认真组织研究，提出修改意见，并于2007年11月30日前将意见反馈到国家档案局政策法规研究司法规标准化处。反馈意见可以为书面形式，也可以发送电子邮件到[email protected]。

                     国家档案局中央档案馆办公室

  二○○七年十月三十一日

 附件:

《企业档案工作规范》

《缩微胶片档案数字化技术规范》
 

企业档案工作规范
（征求意见稿）

1范围
    本标准规定了企业开展档案工作的体制和制度的要求，提出了档案工作业务、档案管理信息化、档案工作设施设备配置等方面的规范。
    本标准适用于企业和企业化管理的事业单位。
2 引用标准
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
     ISO 15489             《信息与文献、文件管理》
     GB／T 17678．1—1999  《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》
     GB/T 11822—2000      《科学技术档案案卷构成的一般要求》
     GB/T 11821—2002      《照片档案管理规范》
     GB/T 18894—2002      《电子文件归档与管理规范》
     DA/T 12—94           《全宗卷规范》
     DA/T 13—94           《档号编制规则》
     DA/T 15—95           《磁性载体档案管理与保护规范》
     DA/T 18—1999         《档案著录规则》
     DA/T 1 —2000         《档案工作基本术语》
     DA/T 22—2000         《归档文件整理规则》
     DA/T 28—2002         《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》
     DA/T 31—2005         《纸质档案数字化技术规范》
     DA/T 32—2005         《公务电子邮件归档与管理规则》
     JGJ 25—2000          《档案馆建筑设计规范》
3　术语与定义
下列术语和定义适用于本标准。
3.1
    企业档案 business archives
    企业在生产、经营、管理等各项活动中形成的对国家、社会和企业有保存和利用价值的各种形式的历史记录。
3.2
    企业档案工作 business archives work
    企业在履行档案管理职责过程中的活动。
3.3
    三纳入  three incorporation
    将档案工作纳入企业领导工作议事日程；纳入企业规章制度及工作流程；纳入企业有关人员的经济责任制或岗位责任制。
3.4
    四参加   four participations
    企业档案部门或档案人员参加产品鉴定；科研课题审定；基建项目验收；设备开箱验收或引进项目接收，负责检查归档的文件材料齐全、完整、准确、系统。
3.5
    四同步  four synchronizations
    企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步；检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步；验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步；项目总结与项目文件材料完成归档同步。
3.6
    档案信息化 archival informationisation
    运用现代信息技术为主对档案信息资源进行处置、管理和提供利用。
4　档案工作原则
4.1　企业档案是企业资产的重要组成部分，企业档案工作是企业生产、经营和管理的基础工作。企业档案工作应以统一管理为原则，坚持资源整合和资源开发。
4.2　企业应在各项工作和活动中建立健全文件材料归档和档案管理工作，为企业生产、经营、管理和持续发展提供有效服务，满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需要。
4.3  企业档案管理的方法与技术应适应企业生产、经营和管理发展的需要，并以档案管理信息化为发展方向。
5   档案工作体制
5.1  组织系统
    企业应建立分管档案工作领导、各部门和项目负责人的档案工作领导体系和以档案部门为核心、各专职和兼职档案人员为基础的档案管理工作网络。
5.1.1  档案工作领导
    确定分管档案工作的企业领导；确定各部门、各项目主管档案工作的负责人；确定档案部门的负责人。
5.1.2  档案部门
    根据企业规模和档案工作实际需要设置档案部门。档案部门统一管理企业各类档案，行使对企业档案工作的监督、指导、检查职能。
    大型企业应设立具有独立职能的档案机构。
5.1.3  档案人员
    根据工作需要在档案部门配备专职档案人员，在各部门、各项目管理部门配备专职或兼职档案人员。
5.2  工作职责
    企业应对档案工作职责进行划分，明确企业、档案部门、档案工作领导、档案人员和文件形成者责任。
5.2.1 企业职责
5.2.1.1建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划。
5.2.1.2 将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门领导及有关人员进行考核。
5.2.1.3维护和确保档案真实、安全，预防突发事变及灾害的发生，并随技术进步为档案工作持续发展提供技术和设施、设备保障。
5.2.1.4在企业资产与产权变动时，同时提出所涉及档案的处置要求。
5.2.1.5按规定向相应单位移交档案。
5.2.2  档案部门职责
5.2.2.1 贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案整理、保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度。
5.2.2.2 统筹规划和负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。
5.2.2.3 指导本企业各部门、项目及专项工作文件材料的形成、积累、整理及归档工作。
5.2.2.4 监督、指导、检查本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。
5.3  岗位职责
5.3.1  分管档案工作的企业领导，统一领导本企业的档案工作，负责审查批准档案工作规划、计划，对企业依法开展档案工作负总责。
5.3.2  各部门或项目档案工作的负责人，负责审核本部门或项目档案工作计划，对本部门或项目归档文件材料的齐全、完整、准确负责。
5.3.3  文件形成者应对归档文件材料的准确性、有效性负责，并按规定向本部门或项目专兼职档案人员移交。
5.3.4  各部门、项目及专项工作的专兼职档案人员负责收集、整理本部门或项目归档的文件材料，并按要求做好文件材料的移交工作，对文件材料的归档质量负责。
5.3.5  档案部门的档案人员，负责档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、提供利用工作，监督、指导各部门和项目文件材料的归档工作，对所属单位档案工作进行监督、指导与检查，对档案管理工作质量负责。
5.4  人员要求
    企业应配备遵纪守法、忠于职守、具有档案专业及相关专业知识的人员从事档案工作。档案人员应保持相对稳定，符合专业技术或管理人员要求。
5.4.1 档案人员的配备应与企业生产、经营、管理和发展需要相适应。
5.4.2 档案人员应具备大专以上或同等学识水平。
5.4.3档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历或同等学识水平。
5.4.4档案人员应定期进行在职培训。
6　档案工作制度
6.1　档案工作制度体系
    企业档案工作制度体系由工作规章、管理制度、业务标准规范组成。
6.1.1 工作规章
    企业应将文件材料收集、归档及档案管理要求纳入到企业相关的管理制度中，同时将企业档案工作规定、档案工作责任追究制度、档案管理应急预案等作为企业管理制度的重要组成部分。
6.1.1.1企业在制定产品开发、科研管理、设备管理、基建工程管理等制度中应提出相应的文件材料收集、归档及档案管理要求。
6.1.1.2档案工作规定是企业档案工作的基本要求。其主要内容应包括：档案工作原则及管理体制，文件材料的形成、积累与归档要求，档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等，规定中应明确体现“三纳入”、“四参加”、“四同步”的要求。
6.1. 1.3 档案工作责任追究制度应对相关岗位和人员违反文件材料收集、归档及档案管理要求，发生档案泄密、造成档案损毁等行为提出责任追究和处罚措施。既可单独制定，也可纳入到相关的管理制度中。
6.1. 1.4  档案管理应急预案，对可能发生的突发事件和自然灾害制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序和转移地点。
6.1.2  管理制度
根据档案工作各环节需要，制定相关制度。其中文件材料归档、鉴定销毁、保密、利用、移交、电子文件管理、科技档案补充更新等制度等需要其它部门配合档案部门贯彻实施；档案保管、统计，档案管理系统操作，库房管理等制度主要是档案部门和档案人员贯彻实施。
6.1.2.1 文件材料归档制度主要包括归档范围、归档时间、归档要求以及控制归档质量的措施。
6.1.2.2  鉴定销毁制度应明确鉴定工作的组织及职责、鉴定方法、鉴定时间和销毁要求。
6.1.2.3  保密制度应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者承担保密的责任。
6.1.2.4  利用制度应明确档案提供利用的方式、方法，规定查（借）阅档案的权限和审批手续，提出接待查（借）档案的要求。
6.1.2.5  移交制度应规定档案移交范围、移交对象、移交内容、移交程序及手续。
6.1.2.6 电子文件管理制度应对本企业计算机应用系统中形成的电子文件、数据库提出归档、管理和利用要求。
6.1.2.7 科技档案补充更新制度应明确科技档案补充更新原则，补充更新程序和方式、违规处罚原则。
6.1.2.8　档案保管制度应包括保管工作原则、各门类档案保管条件，特殊载体档案保管方式，档案进、出库房要求；对受损档案的处置原则和要求。
6.1.2.9  档案统计制度应包括统计内容、统计要求，并提出对统计数据进行统计分析。
6.1.2.10  档案管理系统操作制度应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。
6.1.2.11　库房管理制度应明确库房管理员职责、库房管理要求，进出库房要求。
6.1.3  业务标准规范
根据档案业务需要，提出技术和操作要求。
6.1.3.1 档案整理规则应明确整理原则、整理方法、档号编制要求，和档案装具要求等。
6.1.3.2 档案分类标准应明确分类依据、类别符号、类目范围。
6.1.3.3 各门类档案管理标准应明确不同载体、不同类别的档案收集、整理操作程序和保管条件。
6.2 档案工作制度制订程序
6.2.1  企业应依据国家档案法律法规及标准要求，结合本企业实际，提出制订档案工作制度方案，并将档案工作制度的制订程序纳入到企业规章制度的制订程序中。
6.2.2  企业档案部门负责企业档案工作制度的制订和修订工作，审核后报企业批准发布实施。
6.2.3  根据有关规章和标准规范的调整，并结合本企业实际需要，依程序对档案工作制度进行补充和修订。
7  档案工作业务
7.1 文件材料的形成、积累
7.1.1  文件材料形成时应使用符合档案要求的载体和记录方法。
7.1.2   文件形成者应随时积累自身形成的文件材料。
7.2  文件材料的归档
企业应推行部门、项目及专项工作的文件材料整理、归档责任制。根据归档范围、按照归档要求、在规定的时间内由各部门、项目及专项工作对文件材料整理后向企业档案部门归档。
7.2.1  归档范围
企业各种活动中形成的具有保存价值的不同形式、载体的文件材料应列入归档范围。（参见附录C）
7.2.1.1 本企业内部形成的文件材料。
7.2.1.2 本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料。
7.2.1.3本企业派出机构（包括境外机构）应报本企业的文件材料。7.2.1.4 本企业所属单位（包括投资的全资、控股、参股企业）应向本企业提交的文件材料。
7.2.1.5 本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料。
7.2.1.6 本企业执行、办理的外来文件材料。
7.2.2  归档时间
根据文件材料形成特点确定归档时间。
7.2.2.1 党群工作、行政管理工作、经营管理工作、生产技术管理工作中形成的文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。
7.2.2.2 产品生产或业务开发、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。
7.2.2.3 外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
7.2.2.4 会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。
7.2.2.5 电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。
7.2.2.6 磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档，或与相应内容的其它载体归档时间一致。
7.2.2.7 更新、补充的文件材料；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；企业产权变动过程中形成的文件材料；其他临时活动中形成的文件材料等，应做到随时归档。
7.2.3  归档要求
7.2.3.1 归档的文件材料应齐全、完整、准确、系统，其制成材料应有益于长久保存。
7.2.3.2 归档的文件材料应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的文件材料归档。
7.2.3.3 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
7.2.3.4 归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
7.2.3.5 两个以上单位合作完成的项目，在无合同、协议要求情形下，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。
7.2.3.6 文件材料归档时，由承办部门填写归档材料移交清册。
重要项目文件材料归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。
7.3  收集工作
企业应做好归档范围内文件材料的接收和有关档案资料的收集。
7.3.1 归档范围内文件材料的接收
7.3.1.1承办部门将核对无误的《档案移交（接收）登记表》（参见附录A图A1）随同归档文件一起向档案部门移交。
7.3.1.2 档案部门接收档案时，要认真核对《档案移交（接收）登记表》，并检查整理质量。移交清册双方各保留一份。
7.3.2  有关档案资料的收集
7.3.2.1 应接收所属单位因产权变动无规定接收单位却有保存价值的档案。
7.3.2.2 根据管理权限接收无法人资格的所属单位的档案。
7.3.2.3 根据企业需要，收集宣传报道本单位的新闻资料。
7.3.2.4 根据研发、市场竞争等需要，收集可供分析研究的资料。
7.3.2.5 根据企业历史研究需要，向社会、离退休人员收集、征集的档案资料。
7.4 整理工作
企业应按照一定原则和标准对文件材料和档案进行整理。
7.4.1 文件材料整理
7.4.1.1文件材料整理应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。
7.4.1.2 文件材料一般按事由结合时间或文件的重要程度排列。
具有成套性特点的文件材料按项目、专业等分阶段或过程排列。
图文并存的文件材料按文字在前，图样在后次序排列。
7.4.1.3 不同载体形式的文件材料应分别排列。
7.4.1.4 非纸质载体应编写时间、地点、事由、人物等文字说明。
7.4.1.5 根据需要填写相应目录、备考表等。
7.4.2  档案整理
7.4.2.1  企业应以本企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案形成特点，制定统一的分类方案。
7.4.2.2  分类方案应保持相对稳定性和可扩充性，同时附分类说明。分类层次不宜过多，一般为三级。
7.4.2.3  根据分类方案设定类别符号。可采用汉字或阿拉伯数字或英文字母或拼音字母或其中两种混合方法设定类别代号。
7.4.2.4  明确全宗内档案排列方法。全宗内档案按分类方案分别集中、归类，类内档案按类目条款顺序依次排列。
7.4.2.5  根据分类方案拟定档号编制方案。档号应指代单一，具有唯一性。
档号可采用全宗号——分类号（或项目代号或目录号）——案卷号（或件号或盘、盒、张号）结构。
7.4.2.6  全宗号由企业根据本企业产权变更情况自行设定。需向国家档案馆移交的档案，其全宗号由该档案馆另定。企业可对所属单位的档案设定全宗号。
7.4.2.7  分类号是根据分类方案设定的类别符号。
项目代号是指档案所反映的产品、工程、课题、设备的代字或代号。目录号是指档案分类目录号。
7.4.2.8  案卷号是根据排列要求编制的案卷顺序流水号。
件号是根据排列要求编制的文件顺序流水号。
盘、盒、张号是非纸质载体档案排列的顺序流水号。
7.4.2.9  纸质档案应与对应的非纸质载体档案设立互见号。
互见号是反映同一内容其它载体的档案保管单位的档号。
7.4.2.10  根据需要填写档案盒封面、脊背。
7.4.3  全宗卷
全宗卷是档案部门在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。
7.4.3.1 档案部门应对企业每个全宗档案建立全宗卷。
7.4.3.2 全宗卷的主要内容有：档案收集工作中形成的接收、移交目录、记录、说明；档案整理过程中形成的分类、档号编制方案、说明；档案鉴定工作中形成的档案鉴定委员会（组）名单、保管期限表、鉴定意见、销毁档案的请示与批复、销毁清册；档案保管工作中形成的安全记录、重点档案的保护措施、受损档案的抢救与修复情况；档案统计工作中形成的反映档案收进、移出情况、档案利用情况、馆藏档案基本情况等管理台账；档案利用工作中形成的全宗指南（介绍）、利用权限说明、档案利用典型实例等；档案信息化工作中形成的软件说明、操作手册、数字档案馆（室）和档案数字化情况说明等。
7.5  保管工作
企业应采取有效措施对档案进行安全保管。
7.5.1 档案的保管
    保管工作应以预防为主，防治结合，确保档案完整与安全。
7.5.1.1 档案入库前应去污、消毒、去酸。
7.5.1.2 对一些不利于档案保管的纸制材料和字迹，应以复印或加膜等方式保护。对一些不利于档案保护的包装物应去除。
7.5.1.3 重要档案应考虑异地备份保存。
7.5.1.4  底图应存放在底图柜中，不易折叠。
7.5.1.5 磁带、录音带、录像带等磁性材料应存在防磁柜中。
7.5.1.6 光盘、缩微胶片和底片应存放于专用的装具内。
7.5.1.7及时补救或修复受损的档案。
7.5.2  库房管理
7.5.2.1 库房管理要采取防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防高温、防尘、防虫等措施。区分载体控制库房温度和相对湿度。
7.5.2.2 库房应保持卫生清洁。坚持温湿度登记（登记表参见附录A图A2）,温、湿度应符合各类载体的保管要求。
7.5.2.3 定期检查库房设备运转情况，及时排查隐患。
7.5.2.4 定期清理核对库藏档案,做到账物相符。库藏档案发生变化时应记录说明。
7.6  鉴定工作
    企业应成立由主管领导、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会（或小组），负责对文件材料价值和到期档案的鉴定。
7.6.1 文件材料价值的鉴定
7.6.1.1 从企业、国家和社会角度判断文件材料对现实和今后工作的依据、参考价值以及对历史研究的价值。
7.6.1.2  参照本规范制定本企业文件材料归档范围与保管期限表。（参见附录C）
7.6.1.3  保管期限一般分永久、长期、短期。
    永久，30年以上
    长期，10以上至30年以下（含30年）
    短期，10年（含10年）以下
7.6.2  到期档案的鉴定
7.6.2.1 企业档案鉴定委员会（组）应对已满保管期限的档案进行鉴定。其中已无保存价值的应进行审核，需继续保存的应重新划定保管期限。
7.6.2.2  保管期满确无保存价值的档案应登记造册（销毁清册参见附录A图A3），经企业法人代表批准后进行销毁。
    销毁清册永久保存。
7.6.2.3  档案销毁必须实行两人以上监销。
7.7  统计工作
    档案部门应对档案管理、利用、档案人员等有关情况进行日常统计，并按要求填报有关报表。
7.7.1  统计工作应做到统计数字准确无误，统计资料按时报送，统计活动符合规范。
7.7.2  日常统计工作要有台账，主要内容包括：档案馆藏情况统计；档案利用情况统计；档案人员情况统计；档案设施、设备情况统计；档案销毁情况统计等。
7.7.3  及时、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表。
7.8  利用工作
     档案管理部门应及时有效地提供档案，并大力开发档案信息资源为企业各项工作服务。
7.8.1 根据保密规定和知识产权管理要求，设定利用者权限。超越权限的利用必须按相关规定审批。
7.8.2  利用档案应按规定登记（借阅登记表参见附录A图A4）。利用效果突出的应进行登记。（利用效果登记表参见附录A图A5）
7.8.3  可采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提供利用原件、复制件、缩微件和电子版本档案。
7.8.4  编制多种检索工具满足利用者需要。
7.8.5  档案管理部门应结合企业生产和发展需要，开发档案信息资源为企业各项工作服务。
7.8.5.1 对档案信息进行分类汇总，形成专题汇编，如规章制度汇编、专题文件汇编、荣誉证书集等。
7.8.5.2 对档案信息进行综合整理，形成专题材料，如大事记、年鉴、组织沿革、产品性能比较、设备的更新换代、市场的变化等。
7.8.5.3  对档案信息进行分析研究，形成有一定深度的编研成果，如历年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析、企业史志等。
7.8.6  举办档案陈列或展览，通过档案展示企业业绩和形象。
8  档案信息化
8.1  档案信息化的目标和原则
8.1.1  档案信息化的总目标是档案管理现代化、档案信息数字化，档案利用网络化。实现档案管理系统与企业各信息系统衔接。
8.1.2  档案信息化原则是坚持技术与管理并重，以技术促进管理更新，以管理统领技术应用。
8.2  电子文件的归档
8.2.1  企业各信息系统生成的文本、图形、图像电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体电子文件及数据、数据库的归档范围可根据需要确定。
8.2.2  企业各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息，以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。
8.2.3  归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。
   

通用电子文件格式主要有：
电子文件类型 推荐数据格式
文本 PDF、XML、TXT、RTF、CEB
图像、照片 TIFF、JPEG、PDF、DWG
音频 MP3、WAV
视频 MPEG-2、MPEG-4、AVI
数据库与光盘数据表 DBF、XML
图形 DXF、SVG、DWF
网页 HTML、XML
8.2.4  电子文件归档采用物理归档和逻辑归档两种方式。
8.2.4.1  物理归档是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上后，向档案部门移交。有网络传输和介质传递两种方式。网络传输既可实时进行，也可定期完成。介质传递宜定期完成。
8.2.4.2  逻辑归档是在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现电子文件向档案部门的移交。逻辑归档应实时进行，并定期进行物理归档。
8.2.5  电子文件必须经鉴定、整理、审核后才可以归档。
8.2.6  加密的电子文件归档时应解密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一并归档。
8.2.7  电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，归档前由形成部门负责，归档后由档案部门负责。
8.3  非电子档案的数字化
    企业应根据本企业档案保管和利用的实际需要，逐步对非电子档案实施数字化。
8.3.1  纸质档案和照片档案数字化的要求：扫描分辨率参数大小的选择，以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准；采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用 TIFF(G4)格式存储；采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储；提供网络查询的扫描图像，也可存储为PDF或CEB或其他格式。
    扫描后的图像文件应与纸质或照片档案档号对应。
8.3.2  声像档案数字化的要求：音频档案数字化形成的电子文件格式应为MP3或WAV，视频档案数字化形成的电子文件格式应为MPEG或AVI。
    数字化生成的电子文件应与声像档案档号对应。
8.4  网络服务与业务系统
    档案部门应为企业各项工作提供档案信息网上利用服务。
8.4.1  建立库（室）藏全部档案的案卷级目录数据库，逐步建立文件级目录数据库。
8.4.2  利用网络技术，将数字化后的非电子档案和各信息系统中归档的电子文件根据利用权限及时有效地提供利用。
8.4.3  坚持涉密档案管理系统与互联网物理隔离，非涉密档案管理系统可与互联网络逻辑隔离。
8.4.4 档案管理系统应采取身份认证、权限控制、加装防火墙等安全保密措施。
8.4.5 档案管理系统服务器必须采取双机备份等可靠的备份措施。
8.4.6 企业各业务系统的开发与实施应有档案部门的参与。各业务系统应有生成电子文件自动归档功能的模块或接口。（各业务系统与档案管理系统的关系参见附录B）
8.5  档案管理系统软件的要求
    档案管理系统软件的配置应满足本企业的实际工作需要，并适应本企业信息化建设发展需要。
8.5.1  应具备数据管理、整理编目、检索查询、数据统计、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其他相应功能。
8.5.2  应与各信息系统之间衔接，并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。
8.5.3与企业信息化建设相适应，可逐步从单机版向网络版发展。
8.6  电子档案的安全与保存
8.6.1 电子档案可参照纸质档案的分类、整理。
8.6.2 电子档案应存储到脱机载体上。
8.6.3  本标准推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘、闪存等。
8.6.4  脱机存储电子档案的载体或装具上应贴有注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等内容的标签，电子档案载体应设置成禁止写操作的状态。
8.6.5  存储在脱机载体上的电子档案应一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。
8.6.6  存储在脱机载体上的电子档案保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：
    a）归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。
    b）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。
    c）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
    d）环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35％～45％。
8.6.7  存储电子档案的磁性载体每满2年、光盘每满4年应进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％，如发现问题应及时采取恢复措施。
8.6.8  对磁性载体上的电子档案，应每4年转存一次。原载体同时保留，时间不少于4年。
8.6.9  超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁，按照纸质档案的有关规定执行。对确认销毁的电子档案应有销毁文件目录存档。

9  档案工作设施、设备配置
    根据档案工作需要，配置设施、设备。
9.1  设施要求
    企业应合理配置档案库房、阅览室、办公室、档案业务和技术用房、陈列室等档案工作用房。至少应做到库房专用。
    档案工作用房应集中设置在企业管理工作区域内。
9.1.1  档案库房
9.1.1.1  档案库房应远离存有易燃易爆物品等不安全的场所，不适宜设置在地下楼层或顶层。
9.1.1.2  档案库房楼面应满足档案及其装具的的承重要求2。
9.1.1.3  档案库房符合防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防虫、防有害气体等有关要求，库房照明应采用冷光源荧光灯。
9.1.1.4 档案库房面积应满足档案工作发展的需要,留有存储空间。
    设立档案馆的库房应满足今后二十年档案存储需要。
9.1.1.5  档案馆建筑应符合有关标准要求。
9.1.2  阅览室
    阅览室是供利用者查阅档案的场所，应紧邻办公室和档案库房，环境应安静舒适，照明良好。
9.1.3  办公室
    办公室应满足档案人员的工作、学习等需要。
9.1.4  档案业务和技术用房
    档案业务和技术用房应满足接收、整理、修复档案的实际需要。
    独立的档案管理楼宇或档案馆，可视工作需要设立档案接收、整理、裱糊、消毒、复印、数字化、缩微以及安全监控等用房。
9.1.5  陈列室（展览室）
    陈列室（展览室）是展示企业历史和发展的窗口，企业可根据实际需要设立。
    陈列室（展览室）应设置在适于观览的场所。
9.2  设备要求
    企业应配置满足工作需要的档案装具、库房保护设备、日常管理设备。
9.2.1  档案装具
9.2.1.1  档案柜架应牢固，具有防火、防盗、防尘作用。
    有条件的可采用密集架。
9.2.1.2  磁性载体档案宜采用防磁柜存放，其它非纸质载体档案应保存在专用柜、架、盒中。
9.2.1.3  档案的卷盒、卷夹应采用无酸制品，其规格、式样和质量符合国家相关标准。
9.2.2  库房保护设备
9.2.2.1档案库房应配置灭火器材、温湿度监控仪、防光窗帘、防盗门窗等必要的设备。
9.2.2.2 根据库房管理需要配备空调机、去湿机、加湿器等设备。
9.2.2.3 独立的档案管理楼宇或档案馆还应配置自动报警、自动灭火、温湿度自动调控等设备。
9.2.3  日常管理设备 
9.2.3.1 档案整理所需要的装订机、打印机等设备。
9.2.3.2 库房管理需要的除尘器、消毒柜、去湿机、加湿机、去酸等设备。
9.2.3.3 档案修复、利用需要的照相机、摄像机、复印机、阅读机、裱糊机等设备。
9.2.3.4  现代化管理需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机等设备。
9.2.3.5 根据需要配备CAD绘图仪、工程图纸复印机、缩微机、缩微阅读复印机。

附录B  业务系统与档案管理系统关系参考架构图
（资料性附录）

 
附录C  企业文件材料归档范围与保管期限参照表
（资料性附录）

一、党群管理
序号 基   本    范   围 保管期限
1 党务工作 
1.1 本企业党委（总支、支部）工作计划、总结 
1.1.1 工作规划、总结 永久
1.1.2 年度工作计划、总结 长期
1.2 本企业党委（总支、支部）决定、决议、办法、通知、通报等 永久
1.3 本企业党委（总支、支部）会及召开的工作会议、民主生活会会议记录、纪要 永久
1.4 本企业党员（代表）大会文件材料 
1.4.1 主报告、决定、决议、通报 永久
1.4.2 发言、简报等 短期
1.5 本企业党委（总支、支部）调查研究材料、专题总结报告等 
1.5.1 重要的 永久
1.5.2 一般的 短期
1.6 党委（总支、支部）评先创优文件材料 长期
1.7 党委（总支、支部）综合性文件材料 
1.7.1 重要的 长期
1.7.2 一般的 短期
1.8 本企业党务工作大事记 永久
1.9 上级机关关于党务工作的文件材料 
1.9.1 针对本企业重大问题的指示、批示文件 永久
1.9.2 针对本企业一般性、普发性的文件 短期
1.10 对下属单位关于党务工作请示的批复 长期
2 组织工作 
2.1 对党员、党员干部考察、考核、任免、政审决议、决定等 永久
2.2 党员入党、转正、延期、退党、取消预备期资格的决议、决定及党员名册 永久
2.3 本企业党委（总支、支部）组织工作的规章制度 长期
2.4 本企业党群机构设置、调整、人员编制等方面决议、决定及通知 长期
2.5 党费收支与党组织关系介绍信及存根 长期
2.6 本企业党员学习教育与整党工作中形成的文件材料 长期
2.7 本企业老干部工作中形成的文件材料 长期
2.8 党组织情况方面的统计报表 永久
3 宣传工作 
3.1 本企业宣传工作报告、会议记录、调研材料等 长期
3.2 本单位编辑的简报、出版物样本与定稿 永久
3.3 反映本企业活动的的报刊、广播稿 长期
3.4 本企业精神文明建设方面的文件材料 
3.4.1 重要的 长期
3.4.2 一般的 短期
4 纪检与监察工作 
4.1 纪检与监察工作的规定、决定、通报、通知、统计报表、会议记录与纪要、请示报告及上级批复 永久
4.2 违纪案件调查处理材料 
4.2.1 重大案件的立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等材料 永久
4.2.2 一般案件的调查处理材料 长期
5 工会工作 
5.1 本企业工会工作计划、总结、会议记录、统计报表 长期
5.2 本企业职工代表大会及有关会议文件 
5.2.1 重要的 永久
5.2.2 一般的 短期
5.3 本企业工会制发的规章制度、决定、通知 长期
5.4 本企业民主管理、劳动竞赛、表彰先进、劳保福利方面的文件材料 长期
5.5 本企业女工工作、文体活动等方面的文件材料 短期
5.6 本企业工会会费与财务管理材料 长期
6 共青团工作 
6.1 本企业共青团工作计划、总结 长期
6.2 本企业共青团组织情况方面的统计报表 永久
6.3 本企业团代会、团委（常委、扩大）会会议文件材料 
6.3.1 重要的 永久
6.3.2 一般的 短期
6.4 本企业团员及团组织管理方面的决定、通知、批复  长期
6.5 本企业团费收据与团组织关系介绍信及存根  长期
7 民间团体工作 
7.1 专业学会、协会 
7.1.1 重要活动的文件材料 长期
7.1.2 一般活动的文件材料 短期
7.2 民间组织 
7.2.1 重要活动的文件材料 长期
7.2.2 一般活动的文件材料 短期

                  
二、行政管理
序号 基   本    范   围 保管期限
1 行政事务 
1.1 上级机关颁发的本企业应执行的有关文件 长期
1.2 上级领导视察本企业的题词、指示、讲话材料 永久
1.3 本企业行政工作计划、总结等 长期
1.4 本企业经理办公会、行政办公会会议记录、纪要、决定等 永久
1.5 本企业制发的行政决定、通报和签订的行政协议、合同 长期
1.6 工商行政管理方面的材料 长期
1.7 本企业的设立、关、停、并、转及更名、启用与废止印模等方面的文件材料 永久
1.8 本企业文秘、机要、保密、信访等方面的文件材料 长期
1.9 本企业编史修志方面的文件材料 永久
1.10 本企业其他行政事务方面形成的材料 
1.10.1 重要的 长期
1.10.2 一般的 短期
2 安全保卫工作 
2.1 上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件 短期
2.2 本企业安全保卫、民征兵工作的计划、总结、报告、请示与批复、决定、办法、通知、报表等 长期
2.3 对本企业及职工在安全保卫工作方面的奖惩材料及统计报表 长期
2.4 武装保卫、民兵、预备役人员名单及有关机构设置、干部任免文件 长期
2.5 法律及公证事务中形成的文件材料 永久
3 审计工作　 
3.1 上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关审计工作文件 长期
3.2 经审计机关批准的审计任务书 永久
3.3 本企业审计工作会议记录与纪要、计划、报告、总结、决定、办法、请示与批复等 长期
3.4 本企业专项审计的重要通知、报告、决定、评价书（结论）、调查与证明等材料 永久
3.5 下级单位报送的审计工作文件 短期
4 劳动人事 
4.1 上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关材料 长期
4.2 本企业制定的劳动人事方面的规章制度、报告、决定等 长期
4.3 本企业内部机构设置、人员编制方面的有关文件材料 永久
4.4 本企业干部职工的任免与招聘、升降、奖惩、考察、职称评聘等方面的文件材料 永久
4.5 本企业干部职工调动介绍信及存根、工资转移证等 长期
4.6 本企业干部职工离退休、停薪留职、剩余人员与复转退军人安置等有关材料 长期
4.7 本企业劳动人事工作计划、总结、报表及调资方案等 长期
4.8 劳动保护、保险的方针、政策、规定、统计报表等 永久
5 教育工作 
5.1 上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件 长期
5.2 本企业教育工作的计划、总结 短期
5.3 本企业制定教育工作规章制度、请示与批复、决定等 长期
5.4 本企业教育工作统计报表等 永久
5.5 本企业干部职工进修培训名单、合同等 长期
6 外事工作 
6.1 上级机关关于外事工作的规定、通知等 长期
6.2 本企业外事工作的请示与批复 永久
6.3 本企业外事工作的来往函电、谈判记录、考察资料与报告等 永久

三、经营管理
序号 基   本    范   围 保管期限
1 经营决策 
1.1 本企业发展规划、方针目标及管理材料 长期
1.2 企业转换经营机制、各项配套制度改革实施方案、请示与批复、总结、报告等 永久
1.3 本企业董事会、监事会、股东会构成及变更方面的文件材料 永久
1.4 厂务公开文件材料 长期
1.5 厂长（经理）责任制、任期目标等 长期
1.6 股东大会文件材料 
1.6.1 重要的 永久
1.6.2 一般的 短期
1.7 董事会会议记录、纪要、工作报告、声明、决定、决议等 永久
1.8 监事会会议记录、纪要、工作报告、声明决定、决议等 永久
1.9 股票、股市方面的材料 长期
1.10 红利分配材料 长期
2 生产经营计划 
2.1 生产经营计划、总结、报告及计划调整等材料 短期
2.2 计划任务书或作业计划 短期
2.3 生产技术、经济指标完成情况分析 长期
3 统计工作 
3.1 统计工作制度、规定、办法、通知 长期
3.2 生产、技术、经济统计报表  永久
3.3 企业综合性统计报表及分析材料 长期
3.4 工业普查报表 永久
4 财务管理 
4.1 财务管理制度、规定、办法、通知 长期
4.2 财务管理计划、总结 短期
4.3 固定资产的新增、报废、调拨材料 长期
4.4 生产财务和成本核算 永久
4.5 税务方面的材料 长期
4.6 资金管理、会计管理的材料 长期
4.7 价格管理规定、制度 长期
5 资产管理 
5.1 本企业的房地产 
5.1.1 房地产的权属证明材料 永久
5.1.2 房地产的租赁、使用方面材料 长期
5.2 对外投资项目 
5.2.1 投资规划、决策等方面的材料 永久
5.2.2 投资企业的董事会、股东会材料 永久
5.2.3 投资企业的财务报告、红利分配材料 永久
5.2.4 股权证、转让协议等股权管理方面的材料 永久
5.3 本企业的产权变动 
5.3.1 产权变动的请示、批复方面的材料 永久
5.3.2 清产核资、资产评估工作的文件材料 永久
5.3.3 产权变动的协议、合同等 永久
5.3.4 资产处置方案、归属方面的材料 永久
5.3.5 因产权变动所致职工身份变化的材料 永久
5.4 多种经营管理 
5.4.1 经营机构的工作计划、汇报、总结、 长期
5.4.2 内部承包章程、合同、协议 长期
5.4.2 经济核算材料 永久
6 物资管理 
6.1 物资分配计划、记录 短期
6.2 重要物资采购与保管合同、协议、来往函件、总结 永久
6.3 仓库管理规章制度、台帐、统计报表 长期
7 产品销售 
7.1 营销组织管理、网络建设材料 长期
7.2 产品销售计划、总结、会议记录与纪要 长期
7.3 销售合同、协议、函件 长期
7.4 订货会、市场分析和用户调查材料 长期
7.5 广告宣传材料 长期
7.6 售后服务材料 短期
7.7 统计报表 永久
7.8 商务合同正本及其补充件 长期
7.9 客户资信调查材料 长期
8 信用管理 
8.1 企业标识、商标标识方面的材料 永久
8.2 企业认证、达标等活动的呈报、审批材料、合格证、资格证书等 永久
8.3 企业形象宣传文件材料 长期
8.4 专利、商标和其它知识产权方面的申报、证明及管理方面材料 永久
8.5 企业获得的资质、信誉方面的证书及其它奖励 永久

四、生产技术管理
序号 基本范围 保管期限
1 生 产 调 度 
1．1 生产调度工作计划、总结、报告 短期
1．2 生产作业计划的编制、执行及调度工作情况 短期
1．3 生产调度会议记录 长期
1．4 生产调度的职责、制度、规程 永久
1．5 生产活动综合分析 短期
2 质 量 管 理 
2．1 质量管理计划、措施、总结 短期
2．2 质量管理制度、办法、规定、条例 长期
2．3 产品质量检测、化验、试验材料 长期
2．4 质量异议处理、事故分析及处理材料，质量检查、评比材料 长期
3 能 源 管 理 
3．1 能源管理的规定、计划、总结、请示、批复 长期
3．2 能源消耗定额管理材料 短期
3．3 节能工作方案、措施、总结 短期
3．4 统计报表 长期
4 安 全 生 产 
4．1 安全技术管理规定、通报、总结、会议纪要等 长期
4．2 事故报告、调查分析及处理材料 长期
4．3 安全教育、安全生产竞赛活动的材料 短期
4．4 统计报表 永久
5 科 技 管 理 
5．1 科技发展规划、计划、总结，科技工作规定等 长期
5．2 技术革新和合理化建议文件材料 短期
5．3 现代化管理文件材料 长期
5．4 学术论文、考察报告、专题总结 长期
5．5 统计报表 长期
6 环 境 保 护 
6．1 环境保护规划、计划、总结 长期
6．2 环境保护制度、通知 长期
6．3 环保调查、监测、分析材料 长期
6．4 环境污染防治措施、总结、报告 长期
6．5 统计报表 
6．5.1 年度以上的统计报表 永久
6．5.2 半年、季度、月的统计报表 短期
7 计 量 工 作 
7．1 计量工作规划、计划、总结 短期
7．2 计量工作管理规定 长期
7．3 计量设备、仪器、器具资料及定期检查记录 短期
7．4 计量管理工作方面的材料 短期
7．5 统计报表 
7．5.1 年度以上的统计报表 永久
7．5.2 半年、季度、月的统计报表 短期
8 标 准 化 工 作 
8．1 标准化管理的规划、制度、办法、规定 长期
8．2 标准化管理计划、总结 短期
8．3 生产技术规范 永久
8．4 本单位技术标准 永久
8．5 本单位工作标准 永久
8．6 本单位管理标准 永久
9 档 案 和 信 息 工 作 
9．1 档案工作计划、总结 短期
9．2 档案工作的规划、规定等 长期
9．3 档案移交清单、销毁清册 永久
9．4 档案利用、开发成果材料 长期
9．5 信息工作计划、总结 短期
9．6 信息管理工作的通知、规定等 长期
9．7 有关科技信息 长期
9．8 图书、资料工作材料 短期
9．9 统计报表 永久

五、产品
序号 基   本    范   围 保管期限
1 计划决策阶段 
1.1 调查研究 
1.1.1 市场调查、技术调查、考察、预测报告、调研综合报告 短期
1.1.2 技术、经济可行性研究报告 长期
1.2 决策 
1.2.1 发展建议书、技术建议书、协议书、委托书、合同 永久
1.2.2 专题分析报告、专题会议纪要 长期
1.2.3 研制计划、方案、方案论证报告 长期
2 设计阶段 
2.1 产品研究、设计计划 长期
2.2 技术、经济初步评价 长期
2.3 研究试验大纲、试验报告 长期
2.4 产品设计标准 永久
2.5 技术设计说明书 长期
2.6 产品设计图样 长期
2.7 专题技术请示报告 长期
2.8 设计评审报告 长期
3 试制阶段 
3.1 试制 
3.1.1 试制计划、方案、规程、报告 永久
3.1.2 工艺研究报告、工艺总体方案论证 永久
3.1.3 试制工艺流程、工艺标准 长期
3.1.4 试制工艺文件和工艺装备文件 长期
3.1.5 工艺评审报告 长期
3.1.6 试制运行记录、化验记录 长期
3.1.7 试制过程纪要 长期
3.1.8 原材料与半成品、成品检验方法批准书 长期
3.1.9 理化分析报告、化学配方、化学反应式、计算公式 长期
3.1.10 技术标准协议、试制质量分析报告 长期
3.1.11 专题会议记录、纪要、决议及合理化建议 长期
3.1. 12 重大故障分析和排除措施报告 长期
3.1.13 试制总结报告 永久
3.2 试验 
3.2.1 试验计划、方案、规程 永久
3.2.2 试验所需仪器与设备清单 长期
3.2.3 试验分项目记录 长期
3.2.4 试验原始数据与材料 永久
3.2.5 试验分析报告 长期
3.2.6 试验分项小结 短期
3.2.7 试验总结报告 永久
3.3 鉴定 
3.3.1 鉴定申请报告及批复 永久
3.3.2 试制、试验鉴定大纲 永久
3.3.3 成套设计文件 长期
3.3.4 标准化审查报告 长期
3.3.5 可靠性试验情况报告 长期
3.3.6 产品质量和技术经济分析报告 短期
3.3.7 技术鉴定材料（申请批复、评价材料、会议纪要） 永久
3.3.8 设计定型报告、证书 永久
3.3.9 试用或试运行报告 长期
3.3.10 鉴定验收书 永久
4 生产阶段 
4.1 小批生产 
4.1.1 小批生产方案、计划 短期
4.1.2 小批生产工序工程能力分析报告 长期
4.1.3 关健件、重要件、关健工序的质量控制及检测报告 长期
4.1.4 原料鉴定卡片、配用设计表 长期
4.1.5 历次更改与补充的设计及工艺文件和更改通知单 长期
4.1.6 小批生产总结报告、小批生产鉴定书 永久
4.1.7 产品设计评审报告 长期
4.1.8 产品研制完成报告 长期
4.1.9 产品许可证、合格证、使用说明书、装箱单、产品介绍、样本 长期
4.2 批量生产 
4.2.1 申请正式投产报告、批复、通知 永久
4.2.2 生产技术规程、操作规程、安全生产规程、产品检验规范 永久
4.2.3 技术标准（国际、国家、部、企、内标） 永久
4.2.4 企业标准编制说明、审批书及修改、修订的通知 永久
4.2.5 生产定型（结构、配方）设计文件 永久
4.2.6 工艺文件 长期
4.2.6。1 工艺方案（工艺设计表与设计卡、配方卡） 
4.2.6。2 工艺规程（工艺流程卡、工艺卡、工序卡、调整卡、技术检查卡、毛坯图、工艺守则） 
4.2.6。3 管理用工艺文件（路线图、明细表、主要材料工艺消耗定额、工时定额汇总表、工艺总结、工艺文件总目录） 
4.2.7 工艺作业指导书、工艺说明书 长期
4.2.8 工艺装备文件、图样（刃具、夹具、量具、模具图）、说明书 长期
4.2.9 产品改进与更新建议书、合理化建议、QC成果 长期
4.2.10 产品质量技术攻关会议记录、纪要和成果 长期
4.2.11 重大质量事故分析、质量异议处理结果 长期
4.2.12 各种操作记录、产品检验报告单 长期
4.2.13 产品特性重要度分级 长期
4.2.14 技术条件 长期
4.2.15 明细表、汇总表、产品目录 长期
4.2.16 专利登记表、专利证书等材料 永久
4.2.17 商标注册材料 永久
5 评优阶段 
5.1 创优规划和措施 长期
5.2 创优工艺操作规程 长期
5.3 国内外对比材料 短期
5.4 上级检(抽)查结果和理化分析报告 长期
5.5 主要用户评价 短期
5.6 创优申请、审批表 长期
5.7 优质产品评定书 永久
5.8 获奖奖章、奖状、证书 永久
6 认证阶段 
6.1 认证申请书、信函 长期
6.2 跟综服务材料 长期
6.3 认证检测报告、检查报告 长期
6.4 原材料修改换页说明 长期
6.5 产品检验报告 长期
6.6 各种认证证书 永久

六、科学技术研究：
序号 基   本    范   围 保管期限
1 研究准备阶段 
1.1 申报项目的报告、批复、通知 长期
1.2 科研规划、调研报告、可行性研究报告、技术咨询与课题论证材料 长期
1.3 课题说明书、科研课题、经费申请报告及批件 长期
1.4 任务书、协议书、会议记录及重要来往文函 永久
1.5 科研课题研究计划、上级批示及有关课题的国内外动态、课题计划调整或课题撤销文件 长期
1.6 实验、试验方案、设计方案、调查考察方案、技术规程 永久
2 研究试验阶段 
2.1 试验任务书、试验大纲 永久
2.2 实验、试验测试记录、图表、照片、计划执行情况、调整和撤销的报告 永久
2.3 试制综合分析报告及总结 永久
2.4 计算文件 永久
2.5 计算机软件 永久
2.6 检验文件 永久
2.7 设计文件、图样、技术说明、配方 永久
2.8 工艺文件 永久
3 总结鉴定验收阶段 
3.1 课题完成最终(或中断)总结 永久
3.2 课题阶段工作总结 长期
3.3 鉴定大纲 永久
3.4 技术经济分析报告 长期
3.5 标准化审查报告 永久
3.6 鉴定证书、科学技术成果鉴定证书 永久
3.7 鉴定会议记录（参加人员名单）、鉴定验收结论、函审原件 永久
4 成果申报阶段 
4.1 科技成果申报表、登记表及附件 永久
4.2 科技成果奖励申报及评审材料 永久
4.3 获奖证书及批件 永久
5 推广应用阶段 
5.1 推广应用方案、专利申请书、批准证书（原件、影印件） 永久
5.2 技术转让合同、协议书 永久
5.3 论文、成果推广应用中形成的技术文件及工作总结、过户定型的鉴定材料 长期
5.4 国内外同行业评价及用户反馈意见 短期
5.5 成果宣传报送文件 短期
5.6 专业会议文件 短期
5.7 标本、样品目录 短期
5.8 出席各级学术会议和发表在各种刊物上的论文、专题报告 长期
5.9 国外考察报告和对外技术交流材料等 长期
5.10 针对成果的推广应用进行的软件开发形成的文件材料  长期

七、基本建设
序号 基   本    范   围 保管期限
1 综合 
1.1 基建管理制度、办法、规定等 长期
1.2 基建发展规划、计划、报告、会议记录、纪要 永久
1.3 征、租用土地（单独项目的除外）申请、报告、批复、合同、协议、说明材料 永久
1.4 厂区平面图、地下管线图 永久
1.5 统计报表 长期
2 工程准备阶段 
2.1 立项文件 
2.1.1 项目建议书 永久
2.1.2 项目建议书审批意见及前期工作通知书 永久
2.1.3 可行性研究报告及附件 永久
2.1.4 可行性研究报告审批意见 永久
2.1.5 关于立项有关的会议纪要、领导讲话 永久
2.1.6 专家建议文件 永久
2.1.7 调查资料及项目评估研究材料 长期
2.2 建设用地、征地、拆迁文件 
2.2.1 选址申请及选址规划意见通知书 永久
2.2.2 用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书 永久
2.2.3 拆迁安置意见、协议、方案等 长期
2.2.4 建设用地规划许可证及其附件 永久
2.2.5 划拨建设用地文件 永久
2.2.6 国有土地使用证 永久
2.3 勘察、测绘、设计文件 
2.3.1 工程地质勘察报告 永久
2.3.2 水文地质勘察报告、自然条件、地震调查 永久
2.3.5 申报的规划设计条件和规划设计条件通知书 永久
2.3.6 初步设计图纸和说明 长期
2.3.7 技术设计图纸和说明 长期
2.3.8 审定设计方案通知书及审查意见 长期
2.3.9 有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议 永久
2.3.10 施工图及其说明 长期
2.3.11 设计计算书 长期
2.3.12 政府有关部门对施工图设计文件的审批意见 永久
2.4 招投标、中标文件与合同书 
2.4.1 勘察设计招投标中标文件 长期
2.4.2 勘察设计招投标未中标文件 短期
2.4.3 勘察设计承包合同 长期
2.4.4 施工招投标中标文件 长期
2.4.5 施工招投标未中标文件 短期
2.4.6 施工承包合同 长期
2.4.7 工程监理招投标中标文件 长期
2.4.8 工程监理招投标未中标文件 短期
2.4.9 监理委托合同 长期
2.5 开工审批文件 
2.5.1 建设项目列入年度计划的申报文件 永久
2.5.2 建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表 永久
2.5.3 规划审批申报表及报送的文件和图纸 永久
2.5.4 建设工程规划许可证及其附件 永久
2.5.5 建设工程开工审查表 永久
2.5.6 建设工程施工许可证 永久
2.5.7 投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明 长期
2.5.8 工程质量监督手续 长期
2.6 财务工作 
2.6.1 工程投资估算材料 短期
2.6.2 工程设计概算材料 短期
2.6.3 施工图预算材料 短期
2.6.4 施工预算 短期
2.7 建设、施工、监理机构及负责人 
2.7.1 工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单 长期
2.7.2 工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单 长期
2.7.3 工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单 长期
3 监理文件 
3.1 监理规划 
3.1.1 监理规划 长期
3.1.2 监理实施细则 长期
3.1.3 监理部总控制计划等 长期
3.2 监理月报中的有关质量问题 长期
3.3 监理会议纪要中的有关质量问题 长期
3.4 进度控制 
3.4.1 工程开工/复工审批表 长期
3.4.2 工程开工/复工暂停令 长期
3.5 质量控制 
3.5.1 不合格项目通知 长期
3.5.2 质量事故报告及处理意见 长期
3.6 造价控制 
3.6.1 预付款报审与支付 短期
3.6.2 月付款报审与支付 短期
3.6.3 设计变更、洽商费用报审与签认 长期
3.6.4 工程竣工决算审核意见书 长期
3.7 分包资质 
3.7.1 分包单位资质材料 长期
3.7.2 供货单位资质材料 长期
3.7.3 试验等单位资质材料 长期
3.8 监理通知 
3.8.1 有关进度控制的监理通知 长期
3.8.2 有关质量控制的监理通知 长期
3.8.3 有关造价控制的监理通知 长期
3.9 合同与其他事项管理 
3.9.1 工程延期报告及审批 永久
3.9.2 费用索赔报告及审批 长期
3.9.3 合同争议、违约报告及处理意见 永久
3.9.4 合同变更材料 长期
3.10 监理工作总结 
3.10.1 专题总结 长期
3.10.2 月报总结 长期
3.10.3 工程竣工总结 长期
3.10.4 质量评价意见报告 长期
4 施工文件 
4.1 建筑安装工程 
4.1.1 土建（建筑与结构）工程 
4.1.1.1 施工技术准备文件 
(1) 施工组织设计 长期
(2) 技术交底 长期
(3) 图纸会审记录 长期
(4) 施工预算的编制和审查 短期
(5) 施工日期 短期
4.1.1.2 施工现场准备 
(1) 控制网设置资料 长期
(2) 工程定位测量资料 长期
(3) 基槽开挖线测量资料 长期
(4) 施工安全措施 短期
(5) 施工环保措施 短期
4.1.1.3 地基处理记录 
(1) 地基钎探记录和钎探平面布点图 永久
(2) 验槽记录和地基处理记录 永久
(3) 桩基施工记录 永久
(4) 试桩记录 长期
4.1.1.4 工程图纸变更记录 
(1) 设计会议会审记录 永久
(2) 设计变更记录 永久
(3) 工程洽商记录 永久
4.1.1.5 施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告 
(1) 砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料试验汇总表 长期
(2) 砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料出厂证明文件 长期
(3) 砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、轻集料、焊条、沥青复试试验报告 长期
(4) 预制构件（钢、混凝土）出厂合格证、试验记录 长期
(5) 工程物质选样送审表 短期
(6) 进场物质批次汇总表 短期
(7) 工程物质进场报验表 短期
4.1.1.6 施工试验记录 
(1) 土壤（素土、灰土）干密度试验报告 长期
(2) 土壤（素土、灰土）击实试验报告 长期
(3) 砂浆配合比通知单 长期
(4) 砂浆（试块）抗压强度试验报告 长期
(5) 混凝土配合比通知单 长期
(6) 混凝土（试块）抗压强度试验报告 长期
(7) 混凝土抗渗试验报告 长期
(8) 商品混凝土出厂合格证、复试报告 长期
(9) 钢筋接头（焊接）试验报告 长期
(10) 防水工程试水检查记录 长期
(11) 楼地面、屋面坡度检查记录 长期
(12) 土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验报告汇总表 长期
4.1.1.7 隐蔽工程检查记录 
(1) 基础和主体结构钢筋工程 长期
(2) 钢结构工程 长期
(3) 防水工程 长期
(4) 高程控制 长期
4.1.1.8 施工记录 
(1) 工程定位测量检查记录 永久
(2) 预检工程检查记录 短期
(3) 冬施混凝土搅拌测温记录 短期
(4) 冬施混凝土养护测温记录 短期
(5) 烟道、垃圾道检查记录 短期
(6) 沉降观测记录 长期
(7) 结构吊装记录 长期
(8) 现场施工预应力记录 长期
(9) 工程竣工测量 长期
(10) 新型建筑材料 长期
(11) 施工新技术 长期
4.1.1.9 工程质量事故处理记录　 永久
4.1.1.10 工程质量检验记录 
(1) 检验批质量验收记录 长期
(2) 分项工程质量验收记录 长期
(3) 基础、主体工程验收记录 永久
(4) 幕墙工程验收记录 永久
(5) 分部（子分部）工程质量验收记录 永久
4.1.2 电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程 
4.1.2.1 一般施工记录 
(1) 施工组织设计 长期
(2) 技术交底 短期
(3) 施工日志 短期
4.1.2.2 图纸变更记录 
(1) 图纸会审 永久
(2) 设计变更 永久
(3) 工程洽商 永久
4.1.2.3 设备、产品质量检查、安装记录 
(1) 设备、产品质量合格证、质量保证书 长期
(2) 设备装箱单、商检证明和说明书、开箱报告 长期
(3) 设备安装记录 长期
(4) 设备试运行记录 长期
(5) 设备明细表 长期
4.1.2.4 预检记录 短期
4.1.2.5 隐蔽工程检查记录 长期
4.1.2.6 施工试验记录 
(1) 电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末端等测试记录 长期
(2) 楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调试记录 长期
(3) 变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录 长期
(4) 给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道强度、严密性、灌水、通水、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验记录 长期
(5) 电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等系统调试、试运行记录 长期
(6) 电梯接地电阻、绝缘电阻测试记录，空载、半载、满载、超载试运行记录，平衡、运速、噪声调整试验报告 长期
4.1.2.7 质量事故处理记录 永久
4.1.2.8 工程质量检验记录 
(1) 检验批质量验收记录 长期
(2) 分项工程质量验收记录 长期
(3) 分部（子分部）工程质量验收记录 永久
4.1.3 室外工程 
4.1.3.1 室外安装（给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防）等施工文件 长期
4.1.3.2 室外建筑环境（建筑小品、水景、道路园林绿等）施工文件 长期
4.2 市政基础设施工程 
4.2.1 施工技术准备 
4.2.1.1 施工组织设计 短期
4.2.1.2 技术交底 长期
4.2.1.3 图纸会审记录 长期
4.2.1.4 施工预算的编制和审查 短期
4.2.2 施工现场准备 
4.2.2.1 工程定位测量资料 长期
4.2.2.2 工程定位测量复核记录 长期
4.2.2.3 导线点、水准点测量复核记录 长期
4.2.2.4 工程轴线、定位桩、高程测量复核记录 长期
4.2.2.5 施工安全措施 短期
4.2.2.6 施工环保措施 短期
4.2.3 设计变更、洽商记录 
4.2.3.1 设计变更通知单 长期
4.2.3.2 洽商记录 长期
4.2.4 原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证及试验报告 
4.2.4.1 砂、石、砌块、水泥、钢筋（材）、石灰、沥青、涂料、混凝土外加剂、防水材料、粘接材料、防腐保温材料、焊接材料等试验汇总表 长期
4.2.4.2 砂、石、砌块、水泥、钢筋（材）、石灰、沥青、涂料、混凝土外加剂、防水材料、粘接材料、防腐保温材料、焊接材料等质量合格证书和出厂检（试）验报告及现场复试报告 长期
4.2.4.3 水泥、石灰、粉煤灰混合料，沥青混合料、商品混凝土等试验汇总表 长期
4.2.4.4 水泥、石灰、粉煤灰混合料，沥青混合料、商品混凝土等出厂合格证和试验报告、现场复试报告 长期
4.2.4.5 混凝土预制构件、管材、管件、钢结构构件等试验汇总表 长期
4.2.4.6 混凝土预制构件、管材、管件、钢结构构件等出厂合格证书和相应的施工技术资料 长期
4.2.4.7 厂站工程的成套设备、预应力混凝土张拉设备、各类地下管线井室设施、产品等汇总表 长期
4.2.4.8 厂站工程的成套设备、预应力混凝土张拉设备、各类地下管线井室设施、产品等出厂合格证书及安装使用说明 长期
4.2.4.9 设备开箱报告 短期
4.2.5 施工试验记录 
4.2.5.1 砂浆、混凝土试块强度、钢筋（材）焊连接、填土、路基强度试验等汇总表 长期
4.2.5.2 道路压实度、强度试验记录 
(1) 回填土、路床压实度试验及土质的最大干密度和最佳含水量试验报告 长期
(2) 石灰类、水泥类、二灰类无机混合料基层的标准击实试验报告 长期
(3) 道路基层混合料强度试验记录 长期
(4) 道路面层压实度试验记录 长期
4.2.5.3 混凝土试块强度试验记录 
(1) 混凝土配合比通知单 短期
(2) 混凝土试块强度试验报告 长期
(3) 混凝土试块抗渗、抗冻试验报告 长期
(4) 混凝土试块强度统计、评定记录 长期
4.2.5.4 砂浆试块强度试验记录 
(1) 砂浆配合比通知单 短期
(2) 砂浆试块强度试验报告 长期
(3) 砂浆试块强度统计评定记录 长期
4.2.5.5 钢筋（材）焊、连接试验报告 长期
4.2.5.6 钢管、钢结构安装及焊缝处理外观质量检查记录 长期
4.2.5.7 桩基础试（检）验报告 长期
4.2.5.8 工程物质选样送审记录 短期
4.2.5.9 进场物质批次汇总记录 短期
4.2.5.10 工程物质进场报验记录 短期
4.2.6 施工记录 
4.2.6.1 地基与基槽验收记录 
(1) 地基钎探记录及钎探位置图 长期
(2) 地基与基槽验收记录 长期
(3) 地基处理记录及示意图 长期
4.2.6.2 桩基施工记录 
(1) 桩基位置平面示意图 长期
(2) 打桩记录 长期
(3) 钻孔桩钻进记录及成孔质量检查记录 长期
(4) 钻孔（挖孔）桩混凝土浇灌记录 长期
4.2.6.3 构件设备安装和调试记录 
(1) 钢筋混凝土大型预制构件、钢结构等吊装记录 长期
(2) 厂（场）、站工程大型设备安装调试记录 长期
4.2.6.4 预应力张拉记录 
(1) 预应力张拉记录表 长期
(2) 预应力张拉孔道压浆记录 长期
(3) 孔位示意图 长期
4.2.6.5 沉井工程下沉观测记录 长期
4.2.6.6 混凝土浇灌记录 长期
4.2.6.7 管道、箱涵等工程项目推进记录 长期
4.2.6.8 构筑物沉降观测记录 长期
4.2.6.9 施工测温记录 长期
4.2.6.10 预制安装水池壁板缠绕钢丝应力测定记录 长期
4.2.7 预检记录 
4.2.7.1 模板预检记录 短期
4.2.7.2 大型构件和设备安装前预检记录 短期
4.2.7.3 设备安装位置检查记录 短期
4.2.7.4 管道安装检查记录 短期
4.2.7.5 补偿器冷拉及安装情况记录 短期
4.2.7.6 支（吊）架位置、各部位连接方式等检查记录 短期
4.2.7.7 供水、供热、供气管道吹（冲）洗记录 短期
4.2.7.8 保温、防腐、油漆等施工检查记录 短期
4.2.8 隐蔽工程检查（验收）记录 长期
4.2.9 工程质量检查评定记录 
4.2.9.1 工序工程质量评定记录 长期
4.2.9.2 部位工程质量评定记录 长期
4.2.9.3 分部工程质量评定记录 长期
4.2.10 功能性试验记录 
4.2.10.1 道路工程的弯沉试验记录 长期
4.2.10.2 桥梁工程的动、静载试验记录 长期
4.2.10.3 无压力管道的严密性试验记录 长期
4.2.10.4 压力管道的强度试验、严密性试验、通球试验等记录 长期
4.2.10.5 水池满水试验 长期
4.2.10.6 消化池气密性试验 长期
4.2.10.7 电气绝缘电阻、接地电阻测试记录 长期
4.2.10.8 电气照明、动力试运行记录 长期
4.2.10.9 供热管网、燃气管网等管网试运行记录 长期
4.2.10.10 燃气储罐总体试验记录 长期
4.2.10.11 电讯、宽带网等试运行记录 长期
4.2.11 质量事故及处理记录 
4.2.11.1 工程质量事故报告 永久
4.2.11.2 工程质量事故处理记录 永久
4.2.12 竣工测量资料 
4.2.12.1 建筑物、构筑物竣工测量记录及测量示意图 永久
4.2.12.2 地下管线工程竣工测量记录 永久
5 竣工图 
5.1 建筑安装工程竣工图 
5.1.1 综合竣工图 
5.1.1.1 综合图 
(1) 总平面布置图（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等） 永久
(2) 竖向布置图 永久
(3) 室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图 永久
(4) 电气（包括电力、电讯、电视系统等）综合图 永久
(5) 设计总说明书 永久
5.1.1.2 室外专业图 
(1) 室外给水 永久
(2) 室外雨水 永久
(3) 室外污水 永久
(4) 室外热力 永久
(5) 室外燃气 永久
(6) 室外电讯 永久
(7) 室外电力 永久
(8) 室外电视 永久
(9) 室外建筑小品 永久
(10) 室外消防 永久
(11) 室外照明 永久
(12) 室外水景 永久
(13) 室外道路 永久
(14) 室外绿化 永久
5.1.2 专业竣工图 
5.1.2.1 建筑竣工图 永久
5.1.2.2 结构竣工图 永久
5.1.2.3 装修（装饰）工程竣工图 永久
5.1.2.4 电气工程（智能化工程）竣工图 永久
5.1.2.5 给排水工程（消防工程）竣工图 永久
5.1.2.6 采暖通风空调工程竣工图 永久
5.1.2.7 燃气工程竣工图 永久
5.2 市政基础设施工程竣工图 
5.2.1 道路工程 永久
5.2.2 桥梁工程 永久
5.2.3 广场工程 永久
5.2.4 隧道工程 永久
5.2.5 铁路、公路、航空、水运等交通工程 永久
5.2.6 地下铁道等轨道交通工程 永久
5.2.7 地下人防工程 永久
5.2.8 水利防灾工程 永久
5.2.9 排水工程 永久
5.2.10 供水、供热、供气、电力、电讯等地下管线工程 永久
5.2.11 高压架空输电线工程 永久
5.2.12 污水处理、垃圾处理处置工程 永久
5.2.13 场、厂、站工程 永久
6 竣工验收文件 
6.1 工程竣工总结 
6.1.1 工程概况表 永久
6.1.2 工程竣工总结 永久
6.2 竣工验收记录 
6.2.1 建筑安装工程 
6.2.1.1 单位（子单位）工程质量竣工验收记录 永久
6.2.1.2 竣工验收证明书 永久
6.2.1.3 竣工验收报告 永久
6.2.1.4 竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件） 永久
6.2.1.5 工程质量保修书 永久
6.2.2 市政基础设施工程 
6.2.2.1 单位工程质量评定表及报验单 永久
6.2.2.2 竣工验收证明书 永久
6.2.2.3 竣工验收报告 永久
6.2.2.4 竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件） 永久
6.2.2.5 工程质量保修书 永久
6.3 财务文件 
6.3.1 决算文件 永久
6.3.2 交付使用财产总表和财产明细表 永久
6.4 声像、缩微、电子档案 
6.4.1 声像档案 
6.4.1.1 工程照片 永久
6.4.1.2 录音、录像材料 永久
6.4.2 缩微品 永久
6.4.3 电子档案 
6.4.3.1 光盘 永久
6.4.3.2 磁盘 永久

八、设备仪器
序号 基   本    范   围 保管期限
1 综合 
1.1 设备管理条例、办法、规定、通告等 长期
1.2 设备管理规划、计划、总结 短期
1.3 设备技术管理文件材料 长期
1.4 设备运行管理文件材料 短期
1.5 备品备件管理文件材料 短期
1.6 设备台帐 永久
2 单台（套）设备仪器  
2.1 调研、考察材料 长期
2.2 购置合同、协议 长期
2.3 洽谈记录、纪要、备忘录、来往函件及商检材料 长期
2.4 设备仪器开箱验收记录 长期
2.5 设备仪器合格证、装箱单、出厂保修单、说明书等随机图样及文字材料 长期
2.6 设备仪器安装调试、试车记录、总结、竣工图样、检测验收等材料 长期
2.7 运行记录及重大事故分析处理报告 长期
2.8 设备仪器保养和大修计划、记录 长期
2.9 设备仪器检查记录、设备仪器履历表 长期
2.10 设备改造记录和总结材料 长期
2.11 技术、质量异议的处理结果材料 永久
2.12 设备仪器报废鉴定材料、申请、批复和处理结果 长期

              缩微胶片档案数字化技术规范
             (征求意见稿)

1  范围
本标准规定了缩微胶片档案数字化的主要技术要求。
本标准适用于缩微胶片档案进行数字化及数字化成果的管理。
2  规范性引用文件
    下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
DA/T18－1999       档案著录规则
GB／T 18894-2002   电子文件归档与管理规范
DA/T 31—2005      纸质档案数字化技术规范
3  术语和定义   
下列术语和定义适用于本标准。
3.1
    数字化digitization   
用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。
3.2
    缩微胶片档案 microfilm records
记录了档案缩微影像的微粒高解像力的胶片。
3.3
    缩微胶片档案数字化 digitization of microfilm records
采用缩微胶片扫描仪等设备将缩微胶片上的影像转换为存储在磁盘、磁带、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
3.4
    密度density
在缩微摄影技术中衡量感光材料曝光和显影后变黑程度的物理量，也可用透射密度（Dт）来表示，定义为不透明度的基10对数。即：
Dт = log10 （1 / て）= log10（ Ii / It ）
Dт——透射密度
て——透射率，  て =（ It / Ii ）
Ii ——光能
It ——透射光
3.5
    解像力 resolution
    衡量胶片影像细部能力的物理量，解像力的高低通常以在每毫米胶片上所能分辨的最大线条对数来表示。
3.6
    对比度contrast
表示影像中明暗区域相互关系，是影像中最亮与最暗的色调之间差异范围的指数。高对比度可以使数字图像在黑白之间具有较少的灰色层次并且显示出较少的细节，低对比度具有更多的灰度层次及细节。
3.7
    曝光亮度 exposure  brightness
是决定数字图像明暗强度的指数。高曝光亮度可以使数字图像的色度加深并显示出较多的细节，可以突出浅色信息的痕迹，同时黑白之间出现的底灰加大。
4  基本要求
4.1  基本原则
保护档案原件，减少数字化工作环节，提高工作效率，使档案信息资源方便快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。
4.2  数字化对象的确定原则
4.2.1  应确认档案的内容可以进行数字化。
4.2.2  应确认缩微胶片影像质量符合本规范5。
4.2.3  应选择第二代或第三代缩微胶片进行数字化。
4.3  基本环节
缩微胶片档案数字化的基本环节主要包括：缩微胶片检查、缩微胶片档案整理、缩微胶片档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。
4.4  过程管理
4.4.1  应加强对缩微胶片档案数字化各环节的安全保密管理措施，确保档案的安全。
4.4.2  应对缩微胶片档案数字化各个环节的工作状况进行记录，并及时将记录的文字、表格等整理、汇总、装订成册。在缩微胶片档案数字化的同时建立起完整、详细的工作记录，便于查询、数据管理和数据移交。
5  缩微胶片检查
在扫描之前，对缩微胶片进行检查，如不符合下列情况，可先对缩微胶片进行处理后数字化，以确保数字化质量。
5.1  缩微胶片物理形态无卷曲、变形、脆裂、粘连、乳剂层脱落等情况。
5.2  缩微胶片密度、解像力等技术指标无变化。
5.3  缩微胶片无可见性微斑、变色、生霉等情况。
5.4  无影响缩微胶片影像可读性的情况。
6  缩微胶片档案整理
在扫描缩微胶片档案之前，需对缩微胶片档案进行整理，并作下列工作。
6.1  检查并记录档案情况
6.1.1检查需扫描档案的完整性，对存在的问题加以记录和说明。
6.1.2 检查档案有无漏拍、补拍、分幅、合幅、双幅、重复拍照等情况并进行记录，以便提醒工作人员在扫描时按要求进行处理。
6.1.3 检查档案的页号顺序和页数，对照档案目录逐条记录页号、页数。
6.2  目录数据准备
按照《档案著录规则》(DA／T18)的要求，规范档案中的目录内容，包括确定档案目录的著录项目、字段长度和内容要求。
6.3  扫描后的整理
扫描工作完成后，再次整理缩微胶片，应保持原排列顺序不变，做到齐全、准确、无遗漏。
7  缩微胶片档案扫描
7.1  缩微胶片的保护
7.1.1  从库房取用缩微胶片时应按有关规定进行温、湿度平衡调整。
7.1.2  扫描过程中，注意对缩微胶片的保管和保护，注意防火、防水、防光。
7.1.3  扫描过程中，工作人员应戴洁净的棉质薄手套，轻拿缩微胶片的边缘。
7.2 倍率选择
根据缩微胶片幅面的尺寸选择相应的倍率进行扫描。
7.3  扫描方式选择
7.3.1  根据缩微胶片扫描设备的型号和图像质量，选择自动扫描和手动扫描。
7.3.1.1  自动扫描
当使用的缩微胶片扫描设备具有自动扫描功能的，在一盘（张）缩微胶片里影像的密度、解像力、幅面尺寸基本一致时，可选择自动扫描方式。
7.3.1.2  手动扫描
当使用的缩微胶片扫描设备不具有自动扫描功能的，或在一盘（张）缩微胶片里影像的密度、解像力、幅面尺寸不一致时，在扫描过程中需要对对比度、曝光亮度、画幅大小进行调整，应选择手动扫描方式。
7.4  对比度选择
在扫描过程中，应根据缩微胶片影像的密度、解像力进行调整和设定。
7.5  曝光亮度选择
在扫描过程中，应根据缩微胶片影像的密度、解像力进行调整和设定。
7.6  色彩模式选择
字迹清晰的影像采用黑白二值模式进行扫描；字迹清晰度差或带有插图的影像，可采用灰度模式扫描。
7.7  分辨率选择
7.7.1  分辨率的选择以扫描后的图像清晰、完整、不影响利用效果为准。
7.7.2  扫描分辨率应不低于200dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高。
7.7.3  需要进行OCR汉字识别的图像，扫描分辨率应不低于300 dpi。
7.8  图像文件命名
7.8.1  用缩微胶片档案目录中的档号作为文件夹名。
7.8.2  文件夹内的图像文件，按页码顺序命名。
7.9  扫描情况登记
7.9.1 按照档案目录逐条核对实际扫描的页号、页数与档案整理时的页号、页数是否一致，不一致时应注明原因和处理办法。
7.9.2 填写扫描登记表单，记录工作种类、缩微胶片盘(张)号、胶片种类(银盐、重氮)、代数、扫描时间、设备型号、技术参数、出现的问题、处理情况以及责任人等。
8 图像处理
8.1  补扫
8.1.1  扫描后对图像完整性、清晰度、失真度等进行检查，不符合质量要求的应重新进行补扫。
8.1.2  对漏扫的文件应进行补扫，并插入正确位置。
8.2  纠偏
对偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像进行旋转处理，以符合阅读习惯。
8.3  去污   
对扫描中产生的影响图像质量的黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理。
8.4  拼接
    为保证图像内容的完整性，应对分幅图像进行拼接。
8.5  记录图像处理情况
填写相关图像处理登记表单，记录工作种类、图像出现的问题、处理情况以及责任人等。
9  图像存储
9.1  存储格式
9.1.1  采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF(G4)格式存储。采用灰度模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。
9.1.2 提供网上检索利用的图像文件，也可存储为CEB、PDF或其他格式。
9.2  存储压缩率的选择
应以图像清晰、可读、完整为前提。
10  目录建库
10.1  目录输入
将按本规范6.2准备的目录输入计算机，建立目录数据库。
10.2  质量检查
采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据的质量进行检查。检查著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，对不符合要求的数据进行修改。
10.3  目录格式   
应选择通用的数据格式，所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。
11  数据挂接
11.1  数据汇总
缩微胶片档案数字化形成的目录数据与图像数据，经过质检合格后，及时加载到数据服务器端汇总。 
11.2  数据关联
每一份图像文件的名称、页数与目录数据中的档号、页数应一致，通过图像文件的名称与目录数据中的档号建立起一一对应的关联关系，为实现目录数据与图像数据的批量挂接提供条件。
11.3  数据挂接
在计算机上通过编制程序或借助相关软件，实现目录数据与图像数据的挂接，确保准确无误。 
12  数据验收  
12.1  数据抽检
12.1.1  以抽检方式检查目录数据、图像数据的质量。
12.1.2  一个全宗的档案，数据抽检的比率不得低于5％。
12.2  验收指标
12.2.1  目录数据、图像数据有不完整、不清晰等质量问题时，抽检标记为“不合格”。
12.2.2  一个全宗的档案，数据质量抽检的合格率达到95％以上(含95％)时，验收予以“通过”。
12.3  合格率计算方法
1、统计抽检标记为“不合格”的文件数。
2、抽检合格的文件数 = 抽检文件总数 – 抽检不合格的文件数
3、合格率 = 抽检合格的文件数 ／ 抽检文件总数 × 100％
12.4  验收登记
填写数据验收登记表单，记录验收结果。
12.5  验收审核
验收结论必须经有关领导审核、签字后方有效。
13  数据备份
13.1  备份范围
经验收合格的完整数据应及时进行备份。
13.2  备份方式   
为保证数据安全，备份载体应选择多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。
13.3  数据管理
应妥善管理和保护备份介质，使它们免遭损坏、丢失和未经授权的访问。
13.4  数据检验
备份数据也应进行检验。检验内容主要包括数据能否完整读取、文件数量是否准确等。
13.5  备份标记
数据备份后应在相应的备份载体上做好封面标记，以便查找和管理。
13.6  备份登记
    填写数据备份登记表单，记录数据备份情况。
14  成果管理
14.1  应加强对缩微胶片档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。
14.2  缩微胶片档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。

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